公司依靠纸质通信和电子邮件来共享信息和组织工作的方式持续了许多年。然而，近些年，人们用于个人交流的通讯工具与用于商业交流的通讯工具之间的差异正在缩小，是什么推动了这种突然的变化？即时通讯！

那么，即时通讯应该具备哪些共同特征呢？让我们一起进行探索：

1、公开或私聊
即时通讯应该允许公共和私人聊天。例如，一个团队或部门可能有一个公开讨论组，每个人都可以访问以共享新闻和更新。但是，致力于新营销策略的项目团队只需要团队成员的私人聊天。

2、直接消息
同事之间的私人消息，这些即时消息可以直接发送到桌面或移动设备。

3、社交功能
社交功能在用户中非常受欢迎，有助于提高参与度。因此，无论是表情符号还是固定消息，请确保企业的即时通讯允许员工进行正式和非正式的联系。

4、在线状态
即时通讯可以通过状态标签找出谁在线。状态标签可以让员工知道想找的同事处于忙碌、离开还是无法聊天的状态，因此，如果员工需要专注于一项重要任务，只需将状态标签转为忙碌即可，这样其他同事看到之后就暂时不会联系你。

5、轻松搜索
在即时通讯中查找重要信息不应该是一项繁重的工作。所需要的是适用于所有渠道、话题和对话的高级搜索。搜索可按日期或关键字进行自定义。便捷的搜索功能可以减少员工在查找浪费的时间，提高办公效率。

6、文件共享功能
能够将文件和文档附加到聊天中是至关重要的。确保企业的通讯工具提供视频和文件共享。

7、单点登录
理想情况下，即时通讯应与公司内部网或其他已在使用的企业系统集成。对所有系统的网关访问是一项有价值的功能。这意味着员工不会处理不同的应用程序和屏幕。

8、安全功能
重要的个人和公司信息的安全应该是重中之重。确保有必要的网络和计算机安全措施，至少，您应该拥有端到端的安全性、防火墙和加密。在部署通信系统之前，请务必彻底检查安全方面。

9、设置简单
最后但并非最不重要的是，最好的即时通讯设置简单且易于使用。选择不需要特别专业即可启动和运行的直观 IM 系统。

企业借助使用即时通讯，团队成员可以高效沟通并保持参与，这两个都是提高生产力的关键因素。从企业的角度来看，当技术发挥最大潜力时，投资回报是一种保证，通过节省时间和保护企业的数据，所有这些都会导致更高水平的生产力。